La numérisation des documents requiert l'utilisation de mécanismes spécifiques destinés à prouver la véracité des informations et des données qu'ils contiennent. En termes d'échange rapide d'informations, la dématérialisation des documents est en effet devenue indispensable dans divers domaines d'activité. Les entreprises ont souvent recours à la signature électronique en raison des enjeux liés au traitement et à la transaction des données informatiques afin de garantir l'intégrité du fichier. Cependant, l'authenticité des documents numériques communiqués peut être rapidement remise en cause en l'absence de preuves sur l'existence du fichier à une date précise. Pour pallier ce problème, l'
horodatage a été introduit dans le but de connaître la date exacte de l'envoi d'un document électronique (fichier vidéo, audio, texte) ainsi que de retracer les opérations effectuées sur ce dernier.
L'horodatage de qualité : une garantie de l'authenticité de vos documents électroniques !
L'horodatage, également connu sous le nom de timestamping, prend la forme d'une signature électronique qui permet de dater un fichier numérique avec une valeur légale. Dans un processus de dématérialisation des documents, cette solution présente différents avantages pour votre entreprise. En effet, cette opération consiste à apposer un sceau électronique sur un document afin d'attester de la date et de l'heure exactes auxquelles il a été signé ou émis. Comme la signature électronique, l'
horodatage électronique est une opération conforme aux exigences du règlement eIDAS (electronic Identification Authentication and trust Services) n° 910/2014). Comme le cachet de la poste qui fait foi dans le cas d'un courrier papier, l'horodatage représente une preuve irréfutable et certaine du moment précis de la signature d'un contrat, d'une transaction ou d'un échange électronique.
Cependant, seul un horodatage qualifié aura une valeur juridique reconnue par les tribunaux et autres autorités judiciaires, et pourra être utilisé comme preuve de la transmission ou de l'existence d'un document. Ce dispositif peut être fourni par un tiers de confiance certifié par l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI) tel que
universign.com. Il s'agit, par exemple, d'une solution intégrant un filigrane d'horodatage visible dans la partie signature d'un document PDF.
L’utilisation de l’horodatage électronique !
Lors de l'échange de documents électroniques, les services d'horodatage sont très demandés. En effet, l'
horodatage est utilisé pour assurer la non-altération des documents, pour garantir la traçabilité des actions, pour programmer les fiches de paie, pour clôturer les enchères électroniques et pour sceller électroniquement les fichiers avant leur archivage. D'autre part, l'horodatage est également une solution idéale pour attribuer des dates aux créations intellectuelles, prouver l'heure d'émission ou de réception d'un document électronique ou simplement dater une signature électronique. Grâce au procédé d'horodatage qui permet de sceller un document via un sceau électronique appelé jeton d'horodatage, vous pourrez facilement prouver l'existence d'un document à une date et une heure précises.
Pour les ventes en ligne, vous aurez la possibilité de garantir une partie des transactions ou de dater les conditions générales de vente. L'horodatage est également utile pour faire respecter les accusés de réception et les délais légaux. Toutefois, il est essentiel de préciser qu'avec un horodatage qualifié : les jetons sont exclusivement émis par un prestataire qualifié d'autorité d'horodatage ou d'autorité de certification.
Garantir l'intégrité de vos documents électroniques avec l'horodatage !
Une solution d'horodatage proposée par un tiers de confiance peut être utilisée dans tout type de document qui représente des enjeux juridiques importants pour une organisation. Parmi les cas d'utilisation les plus fréquents, l'horodatage est utilisé pour protéger les factures, pour sceller les bulletins de salaire et pour sécuriser les créations graphiques afin de protéger vos créations en cas de litige ou de différend.
Sécuriser les factures
Dans le cadre de la dématérialisation des documents, notamment des factures papier, vos factures numérisées doivent répondre aux exigences légales. Pour être équivalentes aux factures physiques et considérées comme fiables, les factures électroniques doivent répondre aux critères d'horodatage (selon la norme RFC3161) ainsi qu'aux critères d'intégrité.
Sceller les bulletins de paie
Opter pour des bulletins de paie électroniques (BPE) permet de réduire les coûts tout en simplifiant les tâches administratives. Néanmoins, la mise en place d'un BPE nécessite de garantir l'intégrité du document via un
horodatage électronique et une signature électronique.
Protéger les créations graphiques
Pour sécuriser vos créations graphiques (dessins, plans d'architecture, etc.), l'horodatage vous permet d'enregistrer la date de votre création. Ainsi, vous pouvez faire valoir les droits de votre entreprise en cas de plagiat.
La synergie entre l'horodatage et la signature électronique !
Si la signature électronique permet de valider l'identité de l'émetteur tout en garantissant un niveau de confidentialité conforme au RGPD, le maintien de la crédibilité de l'acte nécessite l'intégration continue d'informations de validation. Au contraire, l'horodatage renforce la sécurité et l'intégrité du contenu tout en prévoyant l'expiration des signatures électroniques. De plus, l'
horodatage augmente la fiabilité. En bref, il s'agit d'une solution fiable qui peut être utilisée dans de nombreux secteurs. La mise en œuvre d'une telle solution serait sans aucun doute avantageuse pour votre entreprise.
